Het gevecht met de aannemer in de bouwkeet. Jij als opdrachtgever aan de ene kant van de tafel, de uitvoerder aan de andere kant. De vergadering bestaat uit het elkaar aanspreken op verantwoordelijkheden, afwijkingen in de uitvoering en lacunes in de bestekken.
Dezelfde argumenten worden eindeloos herhaald.

Uiteindelijk worden een paar punten afgehandeld, wat zaken geparkeerd, en ga je met een onbevredigd gevoel uit elkaar, denkend: ’ Snappen we elkaar nu wel echt?’, ‘Nemen ze me wel serieus?’.

Is dit herkenbaar voor jou? Op deze manier wil je eigenlijk niet jouw overleggen voeren, maar toch gebeurt het.

Hoe kun je dit nu anders aanvliegen?

Ik sprak laatst een klant, die bouwkundig projectmanager is, over een interessante positieve ervaring. Hij was onderweg naar een vergadering die zo’n typisch ‘bouwkeet’ overleg dreigde te worden.
Vlak voor de vergadering had hij echter een ingeving.

Hij besloot de aannemer uit te nodigen om koffie te gaan drinken in het café op de hoek.

Hij merkte meteen wat een verandering in sfeer en houding dit opleverde.
Bij hemzelf, maar ook bij de ander. Ze gingen echt samen in gesprek, op een rustige manier. De projectmanager noemden zijn heikele punten, en drukte zich daarbij best stevig uit, zoals hij ook in de bouwkeet had gedaan.
Maar hij liet ook ruimte om dit echt te laten aankomen bij de aannemer. En gaf daarna aan nieuwsgierig te zijn naar de visie en argumenten van de aannemer. Deze erkende een aantal zaken, en kwam ook met zijn eigen overwegingen en belangen.

Toen hij terugdracht aan het gesprek, voelde hij weer het contact, de verbinding die er tussen hem en de aannemer was. Goed, ze waren het niet op alle punten eens, maar daar gingen ze uiteindelijk wel uitkomen.

We keken ook naar gesprekken die hij recent had gevoerd waar de situatie meer ‘bouwkeet’ was geweest. Hij realiseerde zich dat het belangrijkste verschil zat in de kwaliteit van het contact met de andere partij.
Hij kon het gezicht van de andere partij in een van de ‘bouwkeet’ overleggen eigenlijk niet eens meer voor de geest halen. Omdat hij zelf druk bezig was geweest met het beargumenteren van zijn eigen standpunt, was hij ongemerkt in een soort tunnelvisie beland.

De uitnodiging tot koffie in de eerder genoemde situatie fungeerde dus niet alleen als een opening naar de aannemer, maar ook naar zichzelf. Om meer in openheid en met vertrouwen in een goede afloop in gesprek te gaan.

De “Bouwkeet of Koffie-vraag” helpt mijn klant nu om te checken hoe hij een overleg in gaat.

De volgende keer dat jij een moeilijk overleg in gaat kun jij je dezelfde vraag stellen: Stap ik de bouwkeet in, of ga ik koffie drinken?

Zo word je meer bewust van het proces, wat voor soort contact er is, of de argumenten niet teveel herhaald worden, en alle andere zaken die invloed hebben op het slagen van je overleg.

Wat zijn jouw ervaringen hiermee?