Precies zoveel werk op je bord hebben liggen als je aankunt.

Je leidinggevende die dat ene project toch maar even bij je collega neerlegt, omdat hij ziet dat jij het al druk genoeg hebt. Die grote deadline die wordt verschoven, omdat er voor jou anders teveel deadlines in dezelfde periode vallen.

Dat zou natuurlijk heerlijk zijn, als het zo ging, maar de werkelijkheid is anders.

Je leidinggevende heeft genoeg op zijn eigen bord, en komt er waarschijnlijk niet vaak aan toe zich af te vragen of jouw workload niet te groot wordt. Die deadlines hangen samen met zoveel belangen en agenda’s, dat er niet aan te tornen valt. Daardoor kan het gebeuren, dat je eigenlijk niet genoeg tijd hebt om al je werk goed te doen.

Wat doe je, als het allemaal teveel wordt?
Eerst maar even de meest voor de hand liggende oplossing:

1. Zeg NEE

Geef aan dat je project A er niet bij kan hebben, laat activiteit B (tijdelijk) vallen, kijk of toch één van je deadlines verschoven kan worden.

Dit is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Als je dit lastig vindt, of het idee hebt dat je niet in de positie bent om ‘nee’ te zeggen, bedenk je dan dit:

Jij bent ingehuurd om je werk zo goed en effectief mogelijk te doen. Jij weet wat er hiervoor nodig is, en wat de grenzen zijn van je kunnen én je tijd. Anderen zien dit niet altijd, of hebben niet alle informatie. JIJ wel.

Het hoort dus bij je werk om grenzen te stellen, zodat je het goed kunt uitvoeren.

Je kunt bijvoorbeeld 10 projecten heel goed doen, 15 projecten net acceptabel, of 20 projecten onvoldoende. Waar denk je dat jouw werkgever voor kiest?

Ik kreeg in mijn tijd als (junior) projectmanager een keer een ogenschijnlijk klein project, wat vanaf dag 1 niet lekker liep. Het contact met de klant ging moeizaam, en ze verwachtten alsmaar meer dan ik kon bieden. Niet alleen qua tijdsbesteding, maar ook qua senioriteit, vermoedde ik.
Ik had kunnen denken: ‘Ik zou dit moeten kunnen, er wordt van mij verwacht dat ik dit oplos, hoe dan ook.’ En natuurlijk probeerde ik het eerst wel, door er ’s avonds wat extra uren in te steken.

Maar toen dacht ik aan de andere projecten die, met hun eigen uitdagingen en moeilijke momenten, ook mijn aandacht verdienden.
Ik ging naar mijn manager en vertelde dat ik het niet redde, dat met name dat ene project zo moeizaam ging, en dat ik dacht dat het beter was als een ander, meer senior iemand dit ging doen.

Terwijl mensen in mijn omgeving bang waren dat mijn leidinggevende me hierom minder zou waarderen, nam zijn vertrouwen in mij juist toe. Hij wist namelijk dat ik mijn grenzen kende, en dat ik eerlijk was over wat ik aankon. In plaats van de situatie en de relatie met de klant te laten verslechteren, trok ik aan de bel, en dat waardeerde hij. Hij zette een collega met meer ervaring op het project, en ik kon me weer voldoende richten op mijn overige werk.

2. Besteed uit en vraag hulp

Er zijn dingen die je absoluut zelf moet doen, maar er zijn ook dingen waar een ander je mee kan helpen.

Als je het druk hebt, is het soms lastig om de tijd te nemen om het onderscheid te maken, en taken uit te besteden. ‘Even zelf doen’ lijkt dan handiger dan hulp aan iemand anders vragen, en je taken overdragen en ‘helemaal uit te moeten leggen’.

Toch kan het je structureel veel tijd schelen als je je eigen werkzaamheden onder de loep neemt en kijkt wat je kunt uitbesteden.

Ga voor jouw eigen werk dus eens na:

– Wat kan ik wellicht aan een ander overlaten?
Het zal in eerste instantie tijd kosten om dit uit te zoeken en te regelen, maar wat kan het je opleveren? Wellicht is het op de lange termijn wel heel gunstig.

– Welke collega kan ik dit vragen, of is het mogelijk hier iemand voor in te huren?
Hoe concreter je de taken formuleert en de eventuele kosten en opbrengsten in kaart brengt, hoe beter je beeld. Ook handig wanneer je bijvoorbeeld je werkgever moet overtuigen.

Kortom: Neem af en toe een moment om te zien waar je 1. NEE tegen kunt zeggen en 2. hulp bij kunt vragen.

Het is niet het meest wereldschokkende advies, en wellicht heb je het eerder gehoord.
Ga toch maar eens na in hoeverre dit nu op jou van toepassing is.

Zo voorkom je dat je teveel op je bord hebt, en het overweldigende gevoel wat daar bij hoort.